Menu
Přihlásit
Jak nastavit OCR pro automatické čtení faktur: Kompletní návod 2026
Praktický návod

Jak nastavit OCR pro automatické čtení faktur: Kompletní návod 2026

Ušetřete 20 hodin měsíčně automatizací faktur

⏱️
Čas
2-3 hodiny
📊
Obtížnost
Pokročilý
💰
Úspora
20 hodin
🎯
Kroků
5

🛠️ Co budete potřebovat

Nástroje

  • • Rossum trial účet (14 dní zdarma)
  • • Pohoda verze 2024 nebo novější
  • • Minimálně 50 vzorových faktur

Dovednosti

  • • Základní znalost účetnictví a fakturace
  • • Práce s importem/exportem v Pohodě

Znalosti

  • • XML formát přenosových souborů Pohody
  • • Základy GDPR pro zpracování účetních dat

Krok za krokem

1 ⏱️ 15 minut

Registrace a nastavení Rossum účtu

1. Přejděte na [rossum.ai](https://rossum.ai) a klikněte na "Start Free Trial".
2. Vyplňte registrační formulář s firemním e-mailem (nikoli osobním – usnadní pozdější přidání kolegů).
3. Při výběru šablony zvolte **"Czech Invoices"** – obsahuje předdefinovaná pole pro české faktury (IČO, DIČ, částka, DPH, datum splatnosti).
4. Zvolte **EU datacentrum** (Frankfurt nebo Amsterdam) pro GDPR compliance.
5. Vytvořte organizaci a pojmenujte ji podle vaší účetní firmy nebo klienta.
6. Povolte dvoufaktorové ověření (2FA) – u účetních dat je to nutnost.
7. Nastavte základní uživatelské role: Admin (vy), Reviewer (kolegové), Viewer (klient).
8. Zkontrolujte výchozí nastavení jazyka na češtinu pro správnou extrakci diakritiky.

💡 Pro tip

  • Vyberte EU datacentrum (Frankfurt/Amsterdam) – je to nezbytné pro GDPR compliance při zpracování českých účetních dat.
  • Trial období trvá 14 dní a zahrnuje 200 dokumentů zdarma – dostatek pro důkladné otestování.
  • Šablona Czech Invoices automaticky rozpoznává IČO, DIČ, DUZP a další specifická pole české fakturace.

⚠️ Pozor

  • Před nahráním jakýchkoli klientských dat si připravte smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) – Rossum ji poskytuje na vyžádání v sekci Settings → Compliance.

✅ Očekávaný výsledek

Po dokončení registrace uvidíte Rossum dashboard s prázdnou frontou dokumentů, nastavenou šablonou Czech Invoices a přístupem do sekce nastavení. V levém menu byste měli vidět záložky Queue, Documents, Settings a Analytics.

2 ⏱️ 30–45 minut

Nahrání a kalibrace vzorových faktur

1. Připravte si sadu **10–20 různorodých faktur** – ideálně od různých dodavatelů, v různých formátech (PDF, sken, e-mailová příloha).
2. V Rossum dashboardu klikněte na **"Upload"** a nahrajte celou dávku najednou.
3. Počkejte 2–5 minut, než AI zpracuje všechny dokumenty (stav se změní z "Processing" na "To Review").
4. Otevřete první fakturu a pečlivě zkontrolujte extrahovaná pole: **dodavatel, IČO, DIČ, číslo faktury, datum vystavení, DUZP, datum splatnosti, částka bez DPH, DPH, celková částka**.
5. U každé chyby klikněte na pole a opravte hodnotu – AI se z každé opravy učí.
6. Zpracujte postupně všech 10–20 faktur. Po 10. faktuře byste měli pozorovat výrazné zlepšení přesnosti.
7. Exportujte výsledky a porovnejte s ručním přepisem – zaznamenejte si problematická pole.
8. U opakovaných chyb (např. špatné rozpoznání DIČ) upravte konfiguraci pole v Settings → Schema.

💡 Pro tip

  • Zahrňte faktury z minimálně 5 různých dodavatelů – AI se lépe naučí rozpoznávat různé layouty.
  • Přidejte jak strojově generované PDF, tak naskenované papírové faktury – otestujete kvalitu OCR na různých vstupech.
  • Zvláštní pozornost věnujte extrakci IČO a DIČ – tyto údaje jsou klíčové pro párování v účetním systému.

⚠️ Pozor

  • Během testovací fáze nepoužívejte ostrá klientská data – vytvořte si testovací sadu nebo anonymizujte citlivé údaje. Po ověření funkčnosti můžete přejít na reálná data.

✅ Očekávaný výsledek

Po zpracování 15–20 faktur by přesnost extrakce měla dosahovat **95 % a více** na standardních českých fakturách. Pole jako celková částka, IČO a datum by měla být rozpoznávána prakticky bezchybně. Problematičtější mohou zůstat nestandardní faktury (ruční, zahraniční).

3 ⏱️ 45–60 minut

Propojení s účetním systémem Pohoda

1. V Rossum přejděte do **Settings → Export** a vytvořte nový export ve formátu **XML (Pohoda compatible)**.
2. Namapujte Rossum pole na Pohoda XML strukturu:
- `celková částka` → `<inv:homeCurrency><typ2:priceHighSum>`
- `DPH` → odpovídající `<typ2:rateVAT>` (základní 21 %, snížená 12 %)
- `dodavatel` → `<inv:partnerIdentity><typ:address><typ:company>`
- `IČO` → `<typ:ico>`
- `datum vystavení` → `<inv:invoiceHeader><inv:dateFrom>`
- `datum splatnosti` → `<inv:dateDue>`
3. V Pohodě otevřete **Nastavení → Import dat → Přijaté faktury** a vytvořte importní šablonu.
4. Proveďte **zálohu databáze Pohody** před prvním importem.
5. Importujte jednu testovací fakturu a důkladně zkontrolujte všechna pole.
6. Porovnejte importovanou fakturu s originálem – zaměřte se na částky, DPH sazby a dodavatelské údaje.
7. Po úspěšném testu jedné faktury importujte dávku 5 faktur a ověřte konzistenci.
8. Nastavte automatický import – Rossum může ukládat XML do sdílené složky, kterou Pohoda pravidelně kontroluje.

💡 Pro tip

  • Před prvním importem vždy vytvořte zálohu databáze Pohody – v případě chyby se můžete vrátit k předchozímu stavu.
  • Začněte importem jedné faktury a důkladně ověřte správnost všech polí, teprve potom přejděte na hromadný import.
  • Zkontrolujte mapování DPH kategorií – Pohoda rozlišuje základní (21 %), sníženou (12 %) a druhou sníženou (0 %) sazbu.

⚠️ Pozor

  • Před hromadným importem vždy ověřte, že částky a DPH souhlasí s originálem – chybné DPH může způsobit problémy při daňovém přiznání.
  • Pravidelně zálohujte databázi Pohody, zejména v prvních týdnech automatizace.

✅ Očekávaný výsledek

Data z faktur by měla automaticky proudit z Rossum do Pohody ve správné XML struktuře. Přijaté faktury se objeví v Pohodě s vyplněným dodavatelem, IČO, částkami, DPH a daty. Ruční zásah by měl být potřeba jen u nestandardních faktur (cca 5–10 % z celkového objemu).

4 ⏱️ 30 minut

Nastavení automatizace a validačních pravidel

1. V Rossum přejděte do **Settings → Automation** a povolte automatický export po validaci.
2. Vytvořte validační pravidlo pro **kontrolu IČO proti ARES** (registr ekonomických subjektů):
- Rossum umožňuje webhook validaci – nastavte endpoint, který ověří IČO přes ARES API (`https://ares.gov.cz/`).
3. Přidejte pravidlo pro **ověření DIČ** – formát CZxxxxxxxx, kontrola existence v systému VIES pro plátce DPH.
4. Nastavte **detekci duplicit** – porovnávejte číslo faktury + dodavatel + částka, abyste zamezili dvojímu zaúčtování.
5. Definujte **prahovou částku pro automatické schválení** – např. faktury do 50 000 Kč se zpracují automaticky, vyšší vyžadují manuální schválení.
6. Nastavte **notifikace** pro výjimky: e-mail nebo Slack zpráva, když faktura neprojde validací.
7. Vytvořte eskalační pravidlo – pokud faktura čeká na review déle než 24 hodin, odešle se upomínka.
8. Otestujte celý flow s 5 fakturami od nahrání po import do Pohody bez ručního zásahu.

💡 Pro tip

  • Začněte s konzervativními prahovými hodnotami (nižší částka pro auto-schválení) a postupně je zvyšujte na základě zkušeností.
  • Nastavte Slack nebo e-mailové notifikace pro výjimky – nechcete, aby nevalidní faktura zůstala nepovšimnuta.
  • Využijte ARES API pro automatickou validaci IČO – ušetříte ruční kontrolu a snížíte riziko chybného zaúčtování.

⚠️ Pozor

  • Vždy ponechte lidskou kontrolu pro faktury nad stanovenou částku – plná automatizace bez kontrolních mechanismů je riziková, zejména u větších částek.

✅ Očekávaný výsledek

Minimálně **80 % faktur** by mělo projít celým procesem bez manuálního zásahu – od nahrání přes extrakci, validaci až po export do Pohody. Zbývajících 20 % vyžaduje review kvůli nestandardnímu formátu, chybějícím údajům nebo překročení prahové částky.

5 ⏱️ 60 minut

Školení týmu a monitoring

1. Připravte **prezentaci nového procesu** pro tým – ukažte celý flow od příjmu faktury po zaúčtování.
2. Proveďte **živou demonstraci** – nahrajte fakturu a ukažte, jak projde celým procesem.
3. Vytvořte **interní dokumentaci** (wiki nebo sdílený dokument):
- Jak nahrát fakturu do Rossum
- Jak provést review a opravit chyby
- Co dělat při selhání validace
- Kontaktní osoba pro technické problémy
4. Definujte **KPI pro monitoring**:
- Průměrný čas zpracování faktury (cíl: pod 1 minutu)
- Míra chybovosti (cíl: pod 2 %)
- Procento automaticky zpracovaných faktur (cíl: nad 80 %)
5. Nastavte **kontrolní období 2 týdny**, kdy nový i starý proces běží paralelně.
6. Sbírejte zpětnou vazbu od týmu – denní krátký standup (5 minut) první týden.
7. Určete **záložní osobu**, která rozumí celému procesu pro případ nepřítomnosti.
8. Po 2 týdnech vyhodnoťte výsledky a rozhodněte o plném přechodu na automatizovaný proces.

💡 Pro tip

  • Natočte školení na video – noví kolegové se mohou zaškolit samostatně, ušetříte čas.
  • Vytvořte FAQ dokument s nejčastějšími problémy a jejich řešením – tým bude samostatnější.
  • Určete záložní osobu (backup) pro případ dovolené nebo nemoci hlavního správce systému.

⚠️ Pozor

  • Neodstraňujte manuální proces dříve než po 1 měsíci úspěšného paralelního provozu – potřebujete dostatek dat pro ověření spolehlivosti automatizace.

✅ Očekávaný výsledek

Celý tým samostatně používá nový automatizovaný proces. Měřitelné úspory: **minimálně 15–20 hodin měsíčně** na zpracování faktur. Chybovost klesla pod 2 % (oproti cca 5 % u ručního přepisu). Tým má jasnou dokumentaci a ví, jak řešit výjimky.

Výsledky implementace

❌ Před implementací

  • • 5 minut na fakturu ručně
  • • Rutinní ale časově náročné

✅ Po implementaci

  • • 30 sekund na fakturu s AI
  • • Automatizováno s občasnou kontrolou
20 hodin
Měsíční úspora
2 měsíce
Návratnost

Další návody pro AI pro Účetní

Návod

Automatická kontrola DPH

⏱️ 45 minut • 📊 Jednoduché

 Návod

AI kategorizace nákladů

⏱️ 30 minut • 📊 Jednoduché
← Zpět na přehled AI pro AI pro Účetní