Průvodce

Calendly a Raynet: schůzky, zápis do CRM a AI příprava

Propojení Calendly a Raynetu přes Make: rezervace se sama zapíše do CRM a AI ti před schůzkou připraví brief o klientovi. Návod krok za krokem.

⏱️

Čas

2–3 hodiny nastavení + 5 minut na schůzku

📊

Obtížnost

Pokročilý

💰

Úspora

0 Kč navíc – free tarify Calendly (1 typ schůzky) a Make (1 000 operací) pokryjí stovky rezervací; OpenAI API stojí pár korun na tisíc briefů a API volání se vejdou do limitu Raynetu

🎯

Kroků

🛠️ Co budete potřebovat

Nástroje

• Calendly účet – free tarif stačí na jeden typ schůzky, jeden kalendář a one-on-one schůzky; Standard (neomezené typy, automatizace a připomínky) stojí 10 $/seat/měsíc při roční platbě, 12 $ při měsíční, Teams 16 $/20 $ (ceník v USD ověřen 30. 9. 2026 na calendly.com/pricing); AI asistentka Callie a zápis Notetaker jsou zatím jen v angličtině
• Raynet CRM s API přístupem – API klíč vydává administrátor (jméno » Nastavení » Pro vývojáře); přihlášení přes basic auth (e-mail + API klíč) s hlavičkou X-Instance-Name; výchozí limit 24 000 API požadavků denně (ověřeno 30. 9. 2026 v API dokumentaci app.raynet.cz/api/doc); ceník tarifů v článku Raynet ceník 2026
• Make – free tarif s 1 000 operacemi měsíčně a 2 aktivními scénáři (ověřeno 30. 9. 2026); jeden běh tohoto toku asi 5–7 operací; Core s 10 000 operacemi za 9 $/měsíc při roční platbě
• OpenAI API klíč z platform.openai.com – na briefy stačí gpt-6-luna: 0,10 $ za milion vstupních a 0,50 $ za milion výstupních tokenů (ověřeno 30. 9. 2026); data z API se ve výchozím nastavení nepoužívají k trénování modelů (openai.com/enterprise-privacy)

Dovednosti

• Orientace v Raynetu: kontaktní osoby, aktivity a schůzky
• Základy Make: přidat modul, namapovat pole, připojit účet, přečíst si běh scénáře
• Psaní jasného promptu pro AI a kritická kontrola jeho výstupu

V kostce

Raynet nemá nativní Calendly integraci – tok stavíš v Make: trigger na rezervaci (invitee.created) → nalezení/založení osoby → zápis schůzky přes PUT /api/v2/meeting/.
Calendly Free stačí na jeden typ schůzky; neomezené typy, automatizace a připomínky až od Standardu za 10 $/seat/měsíc při roční platbě (12 $ měsíčně, ověřeno 30. 9. 2026).
AI brief píše gpt-6-luna za 0,10/0,50 $ za milion tokenů – tisíc briefů stojí jednotky korun a data z API se ve výchozím stavu netrénují.
GDPR: podepiš DPA s Calendly i OpenAI, sbírej v rezervaci jen jméno, e-mail, firmu a téma a zapiš tok (Calendly » Make » Raynet » OpenAI) do rejstříku zpracování.

Krok za krokem

Nastav v Calendly typ schůzky a otázky pro klienty 20 minut

V Calendly otevři záložku Event Types a klikni na New Event Type. Pojmenuj ho podle účelu, například Úvodní schůzka 30 min.
Nastav délku, dostupná okna a připojený kalendář. Na bezplatném tarifu máš jeden typ schůzky a jeden kalendář, což na úvodní schůzky stačí.
V sekci Invitee Questions přidej otázky: Firma (krátká odpověď, povinná), Čeho se má schůzka týkat? (odstavec, povinná) a volitelně telefon.
V Invitee Notifications nech zaškrtnuté potvrzovací e-maily; automatické připomínky před schůzkou jsou až v tarifu Standard.
Zkopíruj si odkaz na booking page – ten pošleš klientům do podpisu e-mailu nebo na web.

Tip

Čím konkrétnější otázky nastavíš, tím lepší brief pak AI napíše. Otázka Čeho se má schůzka týkat? je zlatý důl – odpověď jde rovnou do promptu.
V potvrzovacím e-mailu Calendly můžeš doplnit větu o zpracování údajů (kdo, proč, jak dlouho) – klient ji vidí hned při rezervaci.

Pozor

Bezplatný tarif umí jen one-on-one schůzky; round-robin a týmové plánování přináší až tarifu Teams.

Očekávaný výsledek

Máš funkční booking page s jedním typem schůzky a povinnými otázkami, které ti dodají firmu a téma pro AI brief.

Postav v Make scénář spouštěný novou rezervací 25 minut

V Make založ nový scénář a jako první modul vyber aplikaci Calendly s triggerem na nové rezervace (Watch Events; ve starších verzích Watch Invitees).
Klikni na Add connection a přihlas se ke svému Calendly účtu přes OAuth. Make u Calendly sám zaregistruje webhook na událost invitee.created.
Vyber svůj event type (Úvodní schůzka 30 min); limit nech na 1, zpracovává se vždy jen nejnovější rezervace.
Klikni na Run once a potom udělej testovací rezervaci na své booking page – trigger ji zachytí a v bundle uvidíš všechna data.
Projdi si detail bundle: najdi jméno a příjmení, e-mail, položku questions and answers a čas začátku schůzky. Tyhle čtyři věci budeš mapovat dál.

Tip

Testovací rezervaci dělej s e-mailem, který už v tvém Raynetu může existovat – v dalším kroku si ověříš, že duplicitní osoba nevznikne.
Termín z Calendly chodí v UTC a časová zóna klienta je v samostatném poli. Do Raynetu chceš čas pražský, takže při mapování použij formátovací funkci parseDate s časovou zónou Europe/Prague.

Pozor

Scénář zatím nespouštěj naplno – další moduly přibudou v následujících krocích. Aktivaci nech až na konec.

Očekávaný výsledek

Scénář v Make se spustí na testovací rezervaci a v bundle vidíš jméno, e-mail, odpovědi z formuláře i termín schůzky.

Najdi kontaktní osobu v Raynetu, nebo ji založ 30 minut

Přidej za trigger modul HTTP s akcí Make a Basic Auth Request – Raynet aplikaci Make nemá, použiješ API přímo.
URL nastav na https://app.raynet.cz/api/v2/person/ s query parametrem fulltext a hodnotou e-mailu z Calendly. Basic auth: uživatelské jméno = tvůj přihlašovací e-mail do Raynetu, heslo = API klíč. Přidej hlavičku X-Instance-Name s názvem instance (část před .raynet.cz).
Přidej modul Router se dvěma cestami. První cesta: pokud odpověď obsahuje alespoň jednu osobu, vezmi její ID a pokračuj dál. Druhá cesta: pokud je seznam prázdný, založ osobu HTTP modulem PUT na /api/v2/person/ s povinným lastName (příjmení z Calendly), firstName a e-mailem.
Po založení osoby spusť hledání podle e-mailu znovu (druhé volání GET) a z odpovědi si vezmi ID nově vzniklé osoby.
Obě cesty routeru tak končí se stejnou proměnnou personId, se kterou pracuje další krok.

Tip

Fulltext přes e-mail je spolehlivější než hledání podle jména – e-mail má klient u rezervace vždy povinný.
Opakovaní klienti nejsou u obchodních schůzek výjimka, takže se router vyplácí: bez něj bys měl v CRM duplicitní osoby.

Pozor

API klíč vydává jen administrátor Raynetu (Nastavení » Pro vývojáře). Když modul vrací 401, zkontroluj, že v basic auth posíláš e-mail a API klíč, ne přihlašovací heslo do aplikace.

Očekávaný výsledek

Scénář po testovací rezervaci najde existující osobu podle e-mailu, nebo založí novou, a dál pracuje s jejím ID.

Zapiš schůzku do Raynetu přes API 30 minut

Přidej další HTTP modul s PUT na https://app.raynet.cz/api/v2/meeting/ a stejným basic auth i hlavičkou X-Instance-Name.
Tělo požadavku (Body type JSON) vyplň takto: title jako název typu schůzky z Calendly, priority na DEFAULT, owner na ID tvé kontaktní osoby v Raynetu (najdeš ho v URL detailu osoby), person na personId z předchozího kroku, scheduledFrom a scheduledTill na termín začátku a konce včetně časové zóny.
Do description, které Raynet zobrazuje jako Otázky k projednání, vlož odpovědi klienta z formuláře – budeš je mít přímo na kartě schůzky.
Do tags přidej štítek calendly, abys schůzky vzniklé automatizací poznal na první pohled.
Modul spusť (Run this module only), otevři v Raynetu Aktivity » Schůzky a zkontroluj, že schůzka visí na správné osobě se správným termínem.

Tip

Datum a čas musí jít ve formátu YYYY-MM-DD HH:mm, například 2026-10-05 14:00. Když je schůzka v kalendáři o hodinu vedle, chyba bývá v časové zóně – vrať se k funkci parseDate z kroku 2.
Kdybys chtěl schůzku napojit rovnou na obchodní případ, přidej pole businessCase s jeho ID. Při první rezervaci ale případ většinou ještě neexistuje – založ si ho ručně, až se schůzka koná.

Pozor

Při opakovaném testování vytváříš v Raynetu skutečné schůzky. Testovací záznamy po sobě maž, ať ti nezůstávají duplicity.

Očekávaný výsledek

V Raynetu je po testu schůzka s termínem, napojenou osobou, odpověďmi klienta v Otázkách k projednání a štítkem calendly.

Nech AI napsat brief před schůzkou 30 minut

Přidej modul OpenAI s akcí Create a Chat Completion a připoj API klíč z platform.openai.com. Model nastav na gpt-6-luna – na krátký brief bohatě stačí a stojí pár korun na tisíc briefů.
Do promptu vlož šablonu z článku výše a namapuj proměnné: jméno, e-mail, firmu a odpovědi z Calendly triggeru a typ schůzky z názvu eventu.
Za promptovým modulem přidej HTTP modul s POST na /api/v2/meeting/{id}, kde {id} je ID schůzky z předchozího kroku. V těle nastav description na kombinaci: odpovědi klienta, prázdný řádek, oddělovač AI brief a vygenerovaný text. Brief tak uvidíš přímo na kartě schůzky v Raynetu.
Alternativně místo zápisu do Raynetu přidej modul Gmail s akcí Create a Draft a nech si brief ukládat jako koncept e-mailu sobě s předmětem Brief: {klient} – {termín}.
Spusť Run once nad testovací rezervací a zkontroluj brief: fakta sedí, nic není vymyšlené, délka do 250 slov.

Tip

Brief vzniká hned při rezervaci a čeká u schůzky. Přečti si ho den předem – denně měnící se věci (novinky klienta, čerstvý e-mail) do něj patří ručně, ne automaticky.
Prompt si uprav podle oboru. Kdo prodává software, přidá do šablony otázku na aktuální nástroje klienta; kdo poradenské služby, otázku na rozpočet a termín.

Pozor

AI brief je podklad, ne pravda z evangelia. Před schůzkou si ho zběžně přečti a cokoli, co vypadá jako domněnka, si ověř na místě.

Očekávaný výsledek

Ke každé rezervaci vzniká krátký český brief (do 250 slov) s kontextem klienta, otázkami na schůzku a body k přípravě, uložený u schůzky v Raynetu.

Ošetři zrušené schůzky a spusť scénář 20 minut

V triggeru Calendly přidej druhou událost – invitee.canceled – nebo zkopíruj scénář a postav vedlejší tok jen na zrušení.
V tomto toku najdi HTTP modulem osobu i schůzku (GET /api/v2/meeting/ s filtrem na osobu) a POSTem na /api/v2/meeting/{id} ji uprav: do title doplň ZRUŠENO a do description datum a důvod zrušení.
Vrať se k hlavnímu scénáři a zapni přepínač Scheduling na On – scénář je aktivní a čeká na rezervace.
Udělej celý test: rezervace → osoba → schůzka → brief → zrušení. V Raynetu zůstane jedna osoba, jedna aktivní schůzka s briefem a jedna schůzka označená ZRUŠENO.
První týden běh jen pozoruj: v Operations v Make si kontroluj spotřebu operací a v Raynetu náhodně proklikávej zapsané schůzky.

Tip

Zrušenou schůzku nemaž, jen označ. Statistika zrušených schůzek ti řekne, kde ti v procesu utíkají klienti – třeba když ruší hlavně ranní termíny.
V Make si nastav e-mailové notifikace na chyby scénáře. Když vyprší token Calendly nebo se obnoví API klíč Raynetu, chceš to vědět hned, ne po týdnu ticha.

Pozor

Když klient termín přesouvá (zruší a hned rezervuje nový), vzniknou dvě události po sobě – jedna zrušená schůzka a jedna nová aktivní. Osoba duplicitně nevznikne, protože krok 3 hledá podle e-mailu.

Očekávaný výsledek

Aktivní scénář zapisuje rezervace i rušení do Raynetu bez zásahu a v kalendáři vidíš vždy aktuální stav schůzek.

GDPR: podepiš DPA a zapiš si zpracování 30 minut

V Calendly si stáhni a podepiš DPA z právního centra calendly.com/legal; stejně tak u OpenAI přes openai.com/enterprise-privacy, kde je potvrzené, že data z API se ve výchozím stavu nepoužívají k trénování modelů.
Do rejstříku zpracování osobních údajů si zapiš nový účel: plánování a příprava obchodních schůzek. Zdroj: rezervační formulář Calendly. Příjemci: Make (prostředník), Raynet (CRM), OpenAI (generování briefu).
U každé služby si zkontroluj dobu uložení: rezervace v Calendly podle historie účtu, schůzky a briefy v Raynetu podle tvé retention politiky.
V booking page nech jen nezbytné otázky (jméno, e-mail, firma, téma) a do popisu eventu doplň větu o účelu zpracování, kterou klient u rezervace vidí.
Jednou za rok celý tok projdi: aktuální DPA, nové služby v řetězci, limity v Make. Změny si zaznamenej s datem.

Tip

Formulaci do booking page zvládneš jednou větou: Údaje z rezervace používáme k naplánování a přípravě schůzky a k vedení obchodního případu v našem CRM.
Když si klient přeje údaje smazat, smaž nebo anonymizuj osobu v Raynetu a v odpovědi mu vysvětli, že rezervace zůstává v Calendly v anonymizované podobě.

Pozor

Tento návod není právní poradenství. Při zpracování citlivých údajů (zdravotnictví, právo, regulované finance) konzultuj konkrétní nastavení s DPO nebo právníkem.

Očekávaný výsledek

Máš podepsaná DPA, zapsaný účel zpracování v rejstříku, minimalizované formuláře a roční kontrolu celého toku.

Výsledky implementace

❌ Před implementací

• Klient rezervuje schůzku večer, ty přepisuješ rezervaci do CRM druhý den ručně a na přípravu zbývá pár minut před voláním – nebo nic

✅ Po implementaci

• Rezervace z Calendly se sama zapíše jako schůzka v Raynetu u správné osoby a u každé schůzky čeká krátký AI brief s kontextem klienta a otázkami

0 Kč navíc – free tarify Calendly (1 typ schůzky) a Make (1 000 operací) pokryjí stovky rezervací; OpenAI API stojí pár korun na tisíc briefů a API volání se vejdou do limitu Raynetu

Měsíční úspora

Tři ušetřené minuty přepisování na rezervaci jsou jen bonus – hlavní výnos je konzistentní příprava, kdy žádná schůzka nezačíná bez kontextu

Návratnost