Průvodce
Automatický follow-up po schůzce: Raynet + ChatGPT e-mail podle fáze pipeline
Postav automatizaci, která po posunu dealu do nové fáze v Raynetu nechá ChatGPT napsat follow-up e-mail a uloží ho jako koncept do Gmailu. E-mail nikdy neodejde sám – vždy ho schvaluješ ty. Krok za krokem přes Make, bez programování.
⏱️
Čas
2–3 hodiny nastavení + 2 minuty na e-mail
📊
Obtížnost
Pokročilý
💰
Úspora
0 Kč navíc, když se vejdeš do free tarifu Make a stávajícího Raynetu PROFESSIONAL; jinak 9 $ měsíčně (Make Core) + haléře za OpenAI API (gpt-6-luna)
🎯
Kroků
7
🛠️ Co budete potřebovat
Nástroje
- • Raynet CRM od tarifu PROFESSIONAL – 949 Kč za uživatele/měsíc při měsíční platbě, 799 Kč při roční (ověřeno 30. 9. 2026 na raynet.cz/cena). Automatizace i webhooky v tarifu START (449 Kč) chybí; PROFESSIONAL = 8 webhooků a 50 průběhů automatizace měsíčně, ULTIMATE (1 199 Kč / 999 Kč ročně) = 24 webhooků a 1 000 průběhů
- • Make – free tarif s 1 000 operacemi měsíčně a 2 aktivními scénáři na start (jeden běh toku ≈ 3 operace); Core s 10 000 operacemi za 9 $ měsíčně při roční platbě (ověřeno 30. 9. 2026)
- • OpenAI API klíč z platform.openai.com (platba za tokeny) – model gpt-6-luna: 0,10 $ za milion vstupních a 0,50 $ za milion výstupních tokenů; přibližně 1 000 follow-upů za 0,35 $ (ceník ověřen 30. 9. 2026)
- • Gmail účet obchodníka (zdarma) – do něj Make ukládá koncepty přes OAuth připojení; práva v Raynetu: automatizace nastavuje uživatel s oprávněním vytvářet automatizace, webhook zakládá pouze administrátor
Dovednosti
- • Orientace v obchodních případech a stavech (fázích pipeline) ve svém Raynetu
- • Základy Make: přidat modul, namapovat pole, připojit účet, přečíst si běh scénáře
- • Schopnost napsat si jasné pokyny pro AI (prompt) a kriticky zkontrolovat jeho výstup
V kostce
- Celý tok: pravidlo automatizace v Raynetu (změna stavu obchodního případu → Odeslat webhook) → Make (Custom webhook → OpenAI Create a Chat Completion → Gmail Create a Draft). E-mail se vždy vytváří jen jako koncept, nikdy se neodešle sám.
- Webhooky i automatizace vyžadují Raynet PROFESSIONAL (8 webhooků, 50 průběhů automatizace měsíčně; ULTIMATE 24 a 1 000) – v tarifu START tuto automatizaci nepostavíš (ověřeno 30. 9. 2026).
- Make free tarif (1 000 operací/měsíc, jeden follow-up ≈ 3 operace) pokryje zhruba 300 follow-upů měsíčně; samotné AI stojí haléře – gpt-6-luna 0,10 $/0,50 $ za milion tokenů.
- ChatGPT píše jen z dat, která namapuješ z CRM (nová fáze, klient, hodnota) – konkrétní domluvené kroky ze schůzky si do konceptu vždy dosadíš ty, než ho odešleš.
Krok za krokem
Rozhodni, které fáze mají follow-up spouštět
- Otevři v Raynetu Obchodní nástěnku – uvidíš přehled otevřených obchodních případů a jejich stavů (fáze pipeline).
- Na detailní kartě libovolného obchodního případu si prohlédni osu se stavy – za otevřenými stavy je tlačítko s ozubeným kolečkem pro editaci.
- Zkontroluj, že názvy stavů dávají smysl pro follow-up (např. Kvalifikace, Nabídka odeslána, Vyjednávání). Stavy můžeš přejmenovat, přebarvit nebo jim nastavit Pravděpodobnost.
- Pokud spravuje více typů obchodu, může administrátor stavy upravit i centrálně: klikni na své jméno » Nastavení » Nastavení evidence » Obchodní případ » záložka Obecná nastavení » Typy obchodu » Upravit nastavení » ikona tužky u daného typu.
- Napiš si tabulku: stav → co má follow-up e-mail obsahovat. Např. Kvalifikace → poděkování a shrnění domluvených dalších kroků; Nabídka odeslána → dotaz na termín rozhodnutí; Vyjednávání → nabídka probrat otevřené otázky po telefonu.
- Vyber z tabulky 2–4 přechody, které follow-up skutečně spouštějí – ne každý pohyb v pipeline si zaslouží e-mail (limity průběhů viz krok 4).
Tip
- Stavy jsou v Raynetu oddělené podle typu obchodu – když prodáváš víc produktů, připrav si mapování stavů pro každý typ zvlášť.
- Do Pravděpodobnosti u stavů vyplň reálná čísla – použiješ je později v promptu, aby AI vhodně navrhlo tón e-mailu (čím dál v pipeline, tím konkrétnější výzva k akci).
Pozor
- Přejmenování nebo zneplatnění stavu se projeví ve všech obchodních případech daného typu – domluv se s týmem, než cokoli změníš.
Očekávaný výsledek
Máš napsanou tabulku 2–4 přechodů mezi stavy a ke každému záměr follow-up e-mailu (poděkování / dotaz na rozhodnutí / probrat otevřené otázky).
Postav v Make kostru scénáře s vlastním webhookem
- Přihlas se do Make (účet stačí zdarma – 1 000 operací měsíčně a 2 aktivní scénáře).
- Vytvoř nový scénář a pojmenuj ho např. „Raynet follow-up po schůzce“.
- Jako první modul přidej Webhooks » Custom webhook – Make ti vygeneruje unikátní URL (tvar https://hook.eu1.make.com/…). Zkopíruj si ho, budeš ho vkládat do Raynetu.
- Připojení Gmail: přidej modul Gmail » Create a Draft a vytvoř OAuth připojení ke svému účtu – do tohoto Gmailu budou padat koncepty.
- Připojení OpenAI: na platform.openai.com si vygeneruj API klíč (platební karta, platí se za tokeny) a připoj ho v modulu OpenAI » Create a Chat Completion.
- Scénář zatím nezapínej – nejdřív musíš webhook napojit v Raynetu.
- Spočítej si rozpočet operací: jeden běh = webhook + AI + koncept ≈ 3 operace, takže free tarif vystačí zhruba na 300 follow-upů měsíčně.
Tip
- URL webhooku chápej jako poloviční tajemství – kdokoli, kdo ho zná, může tvůj scénář spustit. Nikam ho nepublikuj.
- Když má tým víc obchodníků, připrav si pro každého vlastní scénář s vlastním Gmail připojením – Make rozlišuje účty podle připojení, ne podle odesílatele v dátách.
Očekávaný výsledek
V Make máš scénář s naklikaným Custom webhookem, zkopírovanou URL a připojenými účty Gmail i OpenAI. Scénář je zatím vypnutý.
Založ webhook v Raynetu
- Jako administrátor klikni v Raynetu na své jméno » Nastavení » Pro vývojáře » Webhook.
- Založ nový webhook, pojmenuj ho např. „make-followup“ a vlož URL z modulu Custom webhook v Make.
- Ulož a zkontroluj, že se webhook objevil v seznamu – odsud ho pak případně smažeš křížkem.
- Ověř si tarifové limity: webhooky podporuje až plán PROFESSIONAL (limit 8 webhooků), plán ULTIMATE jich má 24. Plán START webhooky nemá vůbec.
- Do samotného webhooku nic dalšího nastavovat nemusíš – jaká data pošle, určíš až v pravidlu automatizace v dalším kroku.
Tip
- Webhooky může spravovat jen administrátor Raynetu – když ho zakládáš někomu jinému, domluvte se předem, kdo bude pravidlo automatizace testovat.
Pozor
- Webhook je společný pro celé CRM – drž počet webhooků pod limitem tarifu a maž nepoužívané, ať ti neblokují místo pro další integrace.
Očekávaný výsledek
Webhook „make-followup“ je uložený v Nastavení » Pro vývojáře » Webhook.
Nastav pravidlo automatizace: změna stavu → webhook
- Klikni na své jméno » Automatizace » Přehled automatizací a vytvoř nové pravidlo.
- Jako spouštěč vyber Změna stavu záznamu u Obchodního případu.
- Přidej podmínku na konkrétní přechod – např. změna stavu z „Kvalifikace“ na „Nabídka odeslána“. Bez podmínky by se automatizace spustila při každém pohybu, což rychle sežere limit průběhů.
- Jako akci vyber Odeslat webhook a zvol webhook „make-followup“.
- Namapuj data, která půjdou ven: u každého řádku vyplň Klíč a k němu proměnnou z obchodního případu – opId, opKod, opNazev, novyStav, klient, kontaktniEmail, vlastnikEmail, hodnota, mena, pravdepodobnost, typObchodu.
- V editoru automatizace spusť test na reálném obchodním případě.
- V Make otevři modul Custom webhook – v jeho inboxu uvidíš JSON s namapovanými hodnotami. Podle něj Make navrhne datovou strukturu pro mapování v dalších modulech.
Tip
- Koncept v Make vždy skončí v Gmailu, ke kterému je scénář připojený – vlastnikEmail použij jen jako kontrolu, že jde o tvůj obchod.
- Limit průběhů automatizace je na tarifu PROFESSIONAL 50 měsíčně, na ULTIMATE 1 000. Přechodů mezi stavy bývá víc, než si myslíš – filtruj jen klíčové přechody.
Pozor
- Automatizace i webhooky jsou funkce až od tarifu PROFESSIONAL – na tarifu START toto nastavení nenajdeš.
Očekávaný výsledek
Test běhu automatizace dorazil do Make: v inboxu Custom webhooku je JSON s vyplněnými klíči (opNazev, novyStav, klient, hodnota…).
Nech ChatGPT napsat follow-up podle fáze
- Za webhook přidej modul OpenAI » Create a Chat Completion.
- Vyber levný model – gpt-6-luna stojí 0,10 $ za milion vstupních a 0,50 $ za milion výstupních tokenů; na psaní e-mailů bohatě stačí a 1 000 follow-upů tě přijde zhruba na 0,35 $.
- Do pole System vlož prompt: „Jsi zkušený obchodní zástupce české B2B firmy. Napiš koncept follow-up e-mailu klientovi po obchodní schůzce. Piš česky s diakritikou, zdvořile (vykání), maximálně 150 slov. Použij jen údaje ze zadání – nic si nevymýšlej: žádná jména, data ani sliby, která v zadání nejsou. E-mail obsahuje: poděkování za schůzku, jednořádkové shrnutí dalšího kroku podle nové fáze obchodu, konkrétní výzvu k akci odpovídající fázi a podpis. Vrať odpověď přesně ve tvaru PŘEDMĚT: … / TEXT: …“
- Do pole User namapuj data z webhooku a k nim i záměr fáze z tabulky z kroku 1: „Nová fáze: {novyStav} – ta znamená: {zamer_faze}. Obchodní případ: {opNazev} ({opKod}). Klient: {klient}. Hodnota: {hodnota} {mena}. Typ obchodu: {typObchodu}.“
- Temperature nastav nízko (0,2–0,4) – u obchodních e-mailů nechceš kreativitu, ale spolehlivost.
- Spusť test scénáře a zkontroluj výstup: čeština s diakritikou, vykání, žádné vymyšlené detaily ze schůzky.
Tip
- AI nezná průběh schůzky a to je dobře – koncept obsahuje jen ověřená fakta z CRM a místa k doplnění. Detaily (co přesně padlo na schůzce) si dosadíš v konceptu v Gmailu.
- Kdyby ti parsování předmětu a těla zlobilo, přepni prompt na JSON odpověď ({"predmet": …, "text": …}) a v dalším modulu použij Parse JSON.
Pozor
- Do OpenAI API posíláš jména klientů a obchodní údaje – projdi si podmínky zpracování dat na platform.openai.com a citlivé údaje do webhooku vůbec nemapuj.
Očekávaný výsledek
Testovací běh vrátí český follow-up ve tvaru PŘEDMĚT / TEXT, bez vymyšlených faktů a s výzvou k akci odpovídající nové fázi.
Vytvoř koncept v Gmailu – nic se neposílá samo
- Za OpenAI modul přidej Gmail » Create a Draft – oficiální popis modulu říká, že vytvoří nový koncept a přidá ho do vybrané složky.
- Do pole To vlož kontaktniEmail z webhooku – koncept bude předvyplněný na klienta, ale neodejde.
- Do Subject vlož řádek PŘEDMĚT z výstupu AI (celý výstup rozdělíš podle řádku TEXT: – v Make použij funkce split/text parser, nebo Parse JSON z tipu v kroku 5).
- Do těla vlož zbytek výstupu a nad něj řádek „— koncept vygenerován automaticky, zkontroluj a doplň detaily schůzky před odesláním —“, který si před odesláním smažeš.
- Spusť test: do minutky by se ve složce Koncepty v Gmailu měl objevit předvyplněný follow-up.
- Zafixuj si rutinu: koncept vždy pročti, doplň konkrétní domluvené kroky ze schůzky a teprve pak odešli ručně. Automatizace nikdy nepoužije modul na přímé odeslání.
Tip
- Podpis nech řešit AI jen schématicky („S pozdravem [jméno]“) – svoje jméno si v konceptu doplň, případně si ho ulož do Gmail podpisu.
- Pro externí klienty má koncept větší šanci projít, když z něj před odesláním smažeš poznámku o automatizaci i cizí pojmy z CRM (kódy obchodních případů apod.).
Pozor
- V tomto scénáři nikdy nepoužij modul Send an Email – celý smysl stavby je v tom, že poslední slovo má člověk.
Očekávaný výsledek
Po testu leží ve složce Koncepty v Gmailu follow-up s vyplněným příjemcem, předmětem i tělem – a nic nebylo odesláno.
Zapni celý tok a hlídej limity
- V Make zapni plánování scénáře (přepínač Scheduling ON) – webhook scénář spouští okamžitě po každém doručení dat z Raynetu.
- V Raynetu zapni pravidlo automatizace v Přehledu automatizací.
- Udělej kompletní test: posuň testovací obchodní případ do cílové fáze a do minuty zkontroluj koncept v Gmailu.
- Nastav si kontrolu: jednou týdně projdi složku Koncepty a Přehled automatizací v Raynetu (vidíš počet průběhů).
- Hlídej dva rozpočty: průběhy automatizace v Raynetu (PROFESSIONAL 50 / ULTIMATE 1 000 měsíčně) a operace v Make (free 1 000; Core s 10 000 operacemi stojí 9 $ měsíčně při roční platbě).
- Po měsíci vyhodnoť: které přechody skutečně vedly k odeslanému follow-upu – ostatní podmínky zase zpřísníš a ušetříš průběhy.
Tip
- Do kalendáře si dej týdenní 10minutovku „follow-up koncepty“ – automatizace ti práci připraví, ale rozhodnutí zůstává na tobě.
- Když limit 50 průběhů nestačí, nejprve zkus omezit podmínky na méně přechodů; upgrade na ULTIMATE (1 000 průběhů) až jako poslední krok.
Očekávaný výsledek
Po posunu testovacího obchodního případu leží do minuty v Gmailu koncept follow-upu; scénář i pravidlo automatizace jsou aktivní a ty víš, kolik průběhů a operací měsíčně spotřebováváš.
Výsledky implementace
❌ Před implementací
- • Follow-up po schůzce se píše večer, na druhý den, nebo vůbec – obchodník si nepamatuje sliby a klient čeká na shrnutí dny
✅ Po implementaci
- • Do minuty od posunu dealu v CRM leží v Gmailu obchodníka připravený koncept follow-upu psaný podle nové fáze; obchodník ho jen zkontroluje, doplní detaily schůzky a odešle
0 Kč navíc, když se vejdeš do free tarifu Make a stávajícího Raynetu PROFESSIONAL; jinak 9 $ měsíčně (Make Core) + haléře za OpenAI API (gpt-6-luna)
Měsíční úspora
Jeden zameškaný follow-up, který přitáhne zpět dostihnutou zakázku, zaplatí celý rok provozu; hlavní zisk je konzistence – žádná schůzka už nezůstane bez reakce
Návratnost