Menu
Přihlásit
Průvodce Praktický návod

Jak nastavit OCR pro automatické čtení faktur: Kompletní návod 2026

Ušetřete 20 hodin měsíčně automatizací faktur

Jak nastavit OCR pro automatické čtení faktur: Kompletní návod 2026
⏱️
Čas
2-3 hodiny
📊
Obtížnost
Pokročilý
💰
Úspora
20 hodin
🎯
Kroků
5

🛠️ Co budete potřebovat

Nástroje

  • • Rossum trial účet (14 dní zdarma)
  • • Pohoda verze 2024 nebo novější
  • • Minimálně 50 vzorových faktur

Dovednosti

  • • Základní znalost účetnictví a fakturace
  • • Práce s importem/exportem v Pohodě

Znalosti

  • • XML formát přenosových souborů Pohody
  • • Základy GDPR pro zpracování účetních dat

V kostce

  • Ruční zpracování faktury zabere 5 minut, u 200 faktur měsíčně to je přes 16 hodin, kdežto s AI OCR je to zhruba 30 sekund na fakturu.
  • Rossum stojí od cca 5 000 Kč měsíčně, Nanonets od 0 do 999 $, Azure AI Document Intelligence cca 0,015–0,05 $ za stránku a Docsumo od 500 $.
  • V Rossum zvol EU datacentrum, nahraj 20–30 různých faktur a po jejich opravách dosáhneš přes 95% přesnosti na standardních českých fakturách.
  • Před importem do Pohody udělej zálohu databáze, začni jednou testovací fakturou a ruční proces vypni až po měsíci paralelního provozu.

Krok za krokem

Registrace a nastavení Rossum účtu 15 minut

  1. Přejděte na rossum.ai a klikněte na "Start Free Trial".
  2. Vyplňte registrační formulář s firemním e-mailem (nikoli osobním – usnadní pozdější přidání kolegů).
  3. Při výběru šablony zvolte "Czech Invoices" – obsahuje předdefinovaná pole pro české faktury (IČO, DIČ, částka, DPH, datum splatnosti).
  4. Zvolte EU datacentrum (Frankfurt nebo Amsterdam) pro GDPR compliance.
  5. Vytvořte organizaci a pojmenujte ji podle vaší účetní firmy nebo klienta.
  6. Povolte dvoufaktorové ověření (2FA) – u účetních dat je to nutnost.
  7. Nastavte základní uživatelské role: Admin (vy), Reviewer (kolegové), Viewer (klient).
  8. Zkontrolujte výchozí nastavení jazyka na češtinu pro správnou extrakci diakritiky.

Tip

  • Vyberte EU datacentrum (Frankfurt/Amsterdam) – je to nezbytné pro GDPR compliance při zpracování českých účetních dat.
  • Trial období trvá 14 dní a zahrnuje 200 dokumentů zdarma – dostatek pro důkladné otestování.
  • Šablona Czech Invoices automaticky rozpoznává IČO, DIČ, DUZP a další specifická pole české fakturace.

Pozor

  • Před nahráním jakýchkoli klientských dat si připravte smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA) – Rossum ji poskytuje na vyžádání v sekci Settings → Compliance.

Očekávaný výsledek

Po dokončení registrace uvidíte Rossum dashboard s prázdnou frontou dokumentů, nastavenou šablonou Czech Invoices a přístupem do sekce nastavení. V levém menu byste měli vidět záložky Queue, Documents, Settings a Analytics.

Nahrání a kalibrace vzorových faktur 30–45 minut

  1. Připravte si sadu 10–20 různorodých faktur – ideálně od různých dodavatelů, v různých formátech (PDF, sken, e-mailová příloha).
  2. V Rossum dashboardu klikněte na "Upload" a nahrajte celou dávku najednou.
  3. Počkejte 2–5 minut, než AI zpracuje všechny dokumenty (stav se změní z "Processing" na "To Review").
  4. Otevřete první fakturu a pečlivě zkontrolujte extrahovaná pole: dodavatel, IČO, DIČ, číslo faktury, datum vystavení, DUZP, datum splatnosti, částka bez DPH, DPH, celková částka.
  5. U každé chyby klikněte na pole a opravte hodnotu – AI se z každé opravy učí.
  6. Zpracujte postupně všech 10–20 faktur. Po 10. faktuře byste měli pozorovat výrazné zlepšení přesnosti.
  7. Exportujte výsledky a porovnejte s ručním přepisem – zaznamenejte si problematická pole.
  8. U opakovaných chyb (např. špatné rozpoznání DIČ) upravte konfiguraci pole v Settings → Schema.

Tip

  • Zahrňte faktury z minimálně 5 různých dodavatelů – AI se lépe naučí rozpoznávat různé layouty.
  • Přidejte jak strojově generované PDF, tak naskenované papírové faktury – otestujete kvalitu OCR na různých vstupech.
  • Zvláštní pozornost věnujte extrakci IČO a DIČ – tyto údaje jsou klíčové pro párování v účetním systému.

Pozor

  • Během testovací fáze nepoužívejte ostrá klientská data – vytvořte si testovací sadu nebo anonymizujte citlivé údaje. Po ověření funkčnosti můžete přejít na reálná data.

Očekávaný výsledek

Po zpracování 15–20 faktur by přesnost extrakce měla dosahovat 95 % a více na standardních českých fakturách. Pole jako celková částka, IČO a datum by měla být rozpoznávána prakticky bezchybně. Problematičtější mohou zůstat nestandardní faktury (ruční, zahraniční).

Propojení s účetním systémem Pohoda 45–60 minut

  1. V Rossum přejděte do Settings → Export a vytvořte nový export ve formátu XML (Pohoda compatible).
  2. Namapujte Rossum pole na Pohoda XML strukturu:
    • celková částka → <inv:homeCurrency><typ2:priceHighSum>
    • DPH → odpovídající <typ2:rateVAT> (základní 21 %, snížená 12 %)
    • dodavatel → <inv:partnerIdentity><typ:address><typ:company>
    • IČO → <typ:ico>
    • datum vystavení → <inv:invoiceHeader><inv:dateFrom>
    • datum splatnosti → <inv:dateDue>
  3. V Pohodě otevřete Nastavení → Import dat → Přijaté faktury a vytvořte importní šablonu.
  4. Proveďte zálohu databáze Pohody před prvním importem.
  5. Importujte jednu testovací fakturu a důkladně zkontrolujte všechna pole.
  6. Porovnejte importovanou fakturu s originálem – zaměřte se na částky, DPH sazby a dodavatelské údaje.
  7. Po úspěšném testu jedné faktury importujte dávku 5 faktur a ověřte konzistenci.
  8. Nastavte automatický import – Rossum může ukládat XML do sdílené složky, kterou Pohoda pravidelně kontroluje.

Tip

  • Před prvním importem vždy vytvořte zálohu databáze Pohody – v případě chyby se můžete vrátit k předchozímu stavu.
  • Začněte importem jedné faktury a důkladně ověřte správnost všech polí, teprve potom přejděte na hromadný import.
  • Zkontrolujte mapování DPH kategorií – Pohoda rozlišuje základní (21 %), sníženou (12 %) a druhou sníženou (0 %) sazbu.

Pozor

  • Před hromadným importem vždy ověřte, že částky a DPH souhlasí s originálem – chybné DPH může způsobit problémy při daňovém přiznání.
  • Pravidelně zálohujte databázi Pohody, zejména v prvních týdnech automatizace.

Očekávaný výsledek

Data z faktur by měla automaticky proudit z Rossum do Pohody ve správné XML struktuře. Přijaté faktury se objeví v Pohodě s vyplněným dodavatelem, IČO, částkami, DPH a daty. Ruční zásah by měl být potřeba jen u nestandardních faktur (cca 5–10 % z celkového objemu).

Nastavení automatizace a validačních pravidel 30 minut

  1. V Rossum přejděte do Settings → Automation a povolte automatický export po validaci.
  2. Vytvořte validační pravidlo pro kontrolu IČO proti ARES (registr ekonomických subjektů):
    • Rossum umožňuje webhook validaci – nastavte endpoint, který ověří IČO přes ARES API (https://ares.gov.cz/).
  3. Přidejte pravidlo pro ověření DIČ – formát CZxxxxxxxx, kontrola existence v systému VIES pro plátce DPH.
  4. Nastavte detekci duplicit – porovnávejte číslo faktury + dodavatel + částka, abyste zamezili dvojímu zaúčtování.
  5. Definujte prahovou částku pro automatické schválení – např. faktury do 50 000 Kč se zpracují automaticky, vyšší vyžadují manuální schválení.
  6. Nastavte notifikace pro výjimky: e-mail nebo Slack zpráva, když faktura neprojde validací.
  7. Vytvořte eskalační pravidlo – pokud faktura čeká na review déle než 24 hodin, odešle se upomínka.
  8. Otestujte celý flow s 5 fakturami od nahrání po import do Pohody bez ručního zásahu.

Tip

  • Začněte s konzervativními prahovými hodnotami (nižší částka pro auto-schválení) a postupně je zvyšujte na základě zkušeností.
  • Nastavte Slack nebo e-mailové notifikace pro výjimky – nechcete, aby nevalidní faktura zůstala nepovšimnuta.
  • Využijte ARES API pro automatickou validaci IČO – ušetříte ruční kontrolu a snížíte riziko chybného zaúčtování.

Pozor

  • Vždy ponechte lidskou kontrolu pro faktury nad stanovenou částku – plná automatizace bez kontrolních mechanismů je riziková, zejména u větších částek.

Očekávaný výsledek

Minimálně 80 % faktur by mělo projít celým procesem bez manuálního zásahu – od nahrání přes extrakci, validaci až po export do Pohody. Zbývajících 20 % vyžaduje review kvůli nestandardnímu formátu, chybějícím údajům nebo překročení prahové částky.

Školení týmu a monitoring 60 minut

  1. Připravte prezentaci nového procesu pro tým – ukažte celý flow od příjmu faktury po zaúčtování.
  2. Proveďte živou demonstraci – nahrajte fakturu a ukažte, jak projde celým procesem.
  3. Vytvořte interní dokumentaci (wiki nebo sdílený dokument):
    • Jak nahrát fakturu do Rossum
    • Jak provést review a opravit chyby
    • Co dělat při selhání validace
    • Kontaktní osoba pro technické problémy
  4. Definujte KPI pro monitoring:
    • Průměrný čas zpracování faktury (cíl: pod 1 minutu)
    • Míra chybovosti (cíl: pod 2 %)
    • Procento automaticky zpracovaných faktur (cíl: nad 80 %)
  5. Nastavte kontrolní období 2 týdny, kdy nový i starý proces běží paralelně.
  6. Sbírejte zpětnou vazbu od týmu – denní krátký standup (5 minut) první týden.
  7. Určete záložní osobu, která rozumí celému procesu pro případ nepřítomnosti.
  8. Po 2 týdnech vyhodnoťte výsledky a rozhodněte o plném přechodu na automatizovaný proces.

Tip

  • Natočte školení na video – noví kolegové se mohou zaškolit samostatně, ušetříte čas.
  • Vytvořte FAQ dokument s nejčastějšími problémy a jejich řešením – tým bude samostatnější.
  • Určete záložní osobu (backup) pro případ dovolené nebo nemoci hlavního správce systému.

Pozor

  • Neodstraňujte manuální proces dříve než po 1 měsíci úspěšného paralelního provozu – potřebujete dostatek dat pro ověření spolehlivosti automatizace.

Očekávaný výsledek

Celý tým samostatně používá nový automatizovaný proces. Měřitelné úspory: minimálně 15–20 hodin měsíčně na zpracování faktur. Chybovost klesla pod 2 % (oproti cca 5 % u ručního přepisu). Tým má jasnou dokumentaci a ví, jak řešit výjimky.

Výsledky implementace

❌ Před implementací

  • • 5 minut na fakturu ručně
  • • Rutinní ale časově náročné

✅ Po implementaci

  • • 30 sekund na fakturu s AI
  • • Automatizováno s občasnou kontrolou
20 hodin
Měsíční úspora
2 měsíce
Návratnost

Další návody: AI pro Účetní

Návod

ChatGPT pro účetní: 10 promptů na každý den

 Návod

Automatizace párování plateb s Fakturoidem
← Zpět na přehled AI pro Účetní